El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE de 6 de diciembre), aprueba el conocido como Reglamento Veri*Factu, el reglamento técnico que desarrolla lo contemplado en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal en lo que se refiere a los procesos de facturación.
Este reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresas y autónomos. Todos los obligados tributarios deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos exigidos antes del 1 de julio de 2025. La única excepción serán los contribuyentes que lleven los libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
La transición de la factura tradicional a la digital es una transición que requiere una planificación cuidadosa. Porque implica asignar recursos técnicos adecuados, reorganizar los procedimientos internos y una capacitación exhaustiva del personal. En este artículo te explicamos cuáles son las condiciones básicas a cumplir.
Objetivo del Reglamento Veri*Factu
El objetivo del Reglamento Veri*Factu es asegurar la estandarización de sistemas y programas informáticos de facturación. También evitar la alteración de las facturas y facturas simplificadas una vez emitidas.
Recursos informáticos necesarios:
Los obligados tributarios tienen varias opciones para realizar el cumplimiento de las nuevas obligaciones:
- Un sistema informático propio. Este debe contar con una declaración responsable escrita expedida por el fabricante o desarrollador y que certifique que el software y el hardware se ajustan a las normas. Además, esta declaración incluirá la descripción del sistema informático y las características de la instalación.
- Un sistema informático compartido entre varios obligados tributarios. En efecto, la única condición es que los registros de facturación de cada uno de ellos estén diferenciados y cumplan los requisitos individualmente.
- En un futuro, la aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
Por otra parte, los sistemas informáticos de facturación deben:
- Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria todos los registros de facturación. Siempre que sea de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente determinadas interacciones con el sistema informático. También las operaciones realizadas con él o los sucesos ocurridos durante su uso.
- Ubicar de manera disociada el acceso a cualquier posible información confidencial de carácter no patrimonial. Así pues, la Administración tributaria podrá acceder directamente a la consulta de los registros de facturación y eventos.
Requisitos de las facturas
En resumen, cada registro de facturación o factura deberá incluir:
- El número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social.
- El número de la factura.
- La fecha de expedición y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida: completa o simplificada.
- La descripción general de las operaciones.
- El importe total de la factura.
- El Impuesto sobre el Valor Añadido u otros gravámenes.
- La firma electrónica.
Aunque todavía representa un gran desafío, especialmente para las PYME, la factura electrónica se extiende poco a poco. En resumen: está a punto de convertirse en el nuevo estándar de las transacciones comerciales. Por lo tanto, si tienes dudas sobre su implantación, los especialistas en fiscalidad y derecho mercantil de Confianz pueden ayudarte.